Seguramente, esto será uno de tantos miles de posts sobre como mantener ordenado tu correo en Gmail, pero llevo un par de horas reordenando mi cuenta a golpe de scripts con greasemonkey y utilizando gadgets de Google Labs y me apetece compartirlo con vosotros.
El primer paso para tener una cuenta de Gmail eficiente es no dejar que se acumulen los correos en la bandeja de entrada. Es importante vaciarla para poder eliminar localizar rápidamente los correos recibidos nuevos. Al principio, recibiréis poquitos correos pero si lo váis dejando en la bandeja de entrada, os ocurrirá lo mismo que a mi, llega un punto en el que no sabemos ni lo que tenemos ahí guardado. Reservas en hoteles, Compras online, mails de listas de correos, cvs enviados, ofertas de trabajo, …
Es cierto que podemos confiar en el buscador de Google para encontrar un correo en concreto, pero realmente hay formas más rápidas de organizar vuestra cuenta y poder localizar los correos en menos tiempo. Además tengo que reconocer que uno se siente como más tranquilo, más liberado al ver la bandeja de entrada completamente vacía y todos los correos ordenados en carpetas. Estos son algunos consejos:
- Al vaciar vuestra bandeja de entrada, borrad sin miedo. Existe un montón de correos que no sirven de nada. Yo mismo en un par de horas me he cargado más de 1200 correos que llevaba acumulando y me he quedado con los únicos que me interesan unos 250.
- Mientras váis vaciando la bandeja de entrada, intentad utilizar las etiquetas para archivar los correos que queréis guardar. Yo mismo por ejemplo poseo las siguientes etiquetas: Compras, Compras/Vacaciones, Cuentas, Empleo, Estudios, Estudios/PFC, Trabajo y Varios. Estas etiquetas se convierten en carpetas al utilizar el script para Greasemonkey, folders4gGmail. Greasemonkey es una extensión para firefox que permite utilizar scripts js desarrollados por usuarios en ciertas páginas como Gmail, Flickr, … folders4Gmail en concreto permite convertir las etiquetas de Gmail a una estructura de carpetas. Es extremadamente útil, os la recomiendo!
- Existen varios gadgets que pueden facilitaros la vida y vuestro trabajo, utilizadlos. Algunos ejemplos:
- Gmail sin conexión. Ten tu correo sin conexión a internet.
- Vistas previas en el correo (Youtube, Flickr). Así puedes ahorrar tiempo.
- Superestrellas. Parece una pijada pero puede ser una buena manera para destacar correos y no cometer errores.
- Colores de etiquetas personalizados. A mi se me hacen pocos los que vienen predefinidos y algunos no me gustan nada.
- Y otros muchos más, buscad, probad y decidid cual os es útil.
- Bucead en las opciones de configuración! Yo no solía hacerlo pero últimamente es un hábito que estoy adoptando, gracias en parte a Berto que nos recomienda acertadamente aprender a utilizar nuestras herramientas. Por ejemplo, una de las cosas más útiles que creo que hice en los últimos tiempos ha sido ocultar las etiquetas que no utilizaba nunca o prácticamente nunca. Parece tonto pero eliminando información que no nos es útil, mejora la experiencia del usuario muchísimo.
- Cread filtros! Si sois como yo, estaréis apuntados en bastantes listas de correo y notificaciones diarias o semanales de páginas que os interesan. A mi no me apetece leerlo todos los días y hasta hoy dejaba que se acumularan en la bandeja de entrada. Esto se ha acabado, he creado un filtro y se va directamente a su carpetita y cuando tenga un ratillo, lo leeré y lo eliminaré.
- Si tenéis varias cuentas de correo, no sería mala idea centralizar un poco. Personalmente poseo 3 cuentas de correo, una para el trabajo, una para el blog y otra para cosas personales, voy a intentar juntarlo todo en una utilizando el reenvío y el sistema de carpetas que he preparado esta mañana. Veremos que tal funciona, pero así de primeras la idea de no tener que loguear en tres cuentas distintas me atrae bastante…
- Echad un vistazo a los temas. No tenía ni idea de que se pudieran poner distintos temas visuales a Gmail hasta hoy (soy vago hasta para configurar lo mío). La verdad que aunque parezca una tontería puede conseguir que entréis con gusto al correo e incluso daros gana de poneros a trabajar… No sé si será bueno!
Me he levantado productivo por lo visto y creo que este libro tiene la culpa. Veremos cuanto me dura.